Khi chuỗi cung ứng phát triển dài hơn và đa dạng hơn cho các công ty lớn và nhỏ, việc tìm cách giảm thiểu rủi ro và đảm bảo hoạt động liên tục trong khi phải tối đa hóa giá trị đã trở thành ưu tiên rất cao đối với các chuyên gia mua sắm trên toàn thế giới. Quy trình quản lý hợp đồng là một phần thiết yếu của những nỗ lực này, và một khi được thực hiện đúng cách, chúng có thể giúp tiết kiệm thời gian, cải thiện hiệu suất cạnh tranh và thêm khả năng phục hồi và linh hoạt cho chuỗi cung ứng trong khi thúc đẩy lợi nhuận ròng.
Quản lý hợp đồng hiệu quả với 1Office
Trên thị trường hiện nay có thể có nhiều phần mềm hỗ trợ bạn quản trị hợp đồng hiệu quả. Tuy nhiên, để tối ưu được quy trình quản lý thông minh và khoa học thì cần phải tìm kiểu kỹ xem có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không.
Phần mềm 1Office hiện nay có thể giải quyết bài toán này dễ dàng hơn. Đây là giải pháp có thể giúp bạn số hóa được 100% giấy tờ được lưu trữ trên một nền tảng duy nhất. Đồng thời, 1Office tích hợp tính năng ký số trên quy trình công việc nội bộ, quy trình giao dịch thương mại.
Theo đó, khi doanh nghiệp đã có chữ ký số BKAV sẽ được 1Office tích hợp ngay vào phần mềm. 1Office cho phép cấp lãnh đạo tầm trung trở lên có thể ký hợp đồng điện tử cho giao dịch thương mại, ký duyệt hợp đồng lao động, ký duyệt các quy trình nội bộ khác.
Sử dụng tính năng chữ ký số trên 1Office giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn quy trình bởi các tác động bên ngoài. Đồng thời, bạn có thể tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày, hàng triệu đồng cho chi phí in ấn và lưu trữ.
Như vậy, bài viết trên đã chia sẻ tới người dùng về quy trình quản lý hợp đồng cũng như đưa ra giải pháp khoa học, chuyên nghiệp với 1Office. Để được tư vấn và hỗ trợ, bạn vui lòng liên hệ qua hotline 083 484 8888 để được tư vấn miễn phí về phần mềm 1Office.
Bạn cũng có thể theo dõi phần mềm 1Office tại đây:
Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
Youtube: https://www.youtube.com/c/1OfficeNềntảngquảnlýtổngthểDoanhNghiệp
Quản lý hợp đồng là gì và tại sao nó quan trọng?
Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý từ việc tạo, thực hiện và phân tích hợp đồng nhằm tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính tại một tổ chức, đồng thời giảm thiểu rủi ro tài chính và quy trình hoạt động thương mại.
Các tổ chức phải đối mặt với áp lực ngày càng tăng trong việc giảm chi phí và cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty. Điều này tạo điều kiện thuận lợi cho sự cần thiết của một hệ thống quản lý toàn bộ hợp đồng được tự động và hiệu quả.
Quy trình quản lý hợp đồng gồm những giai đoạn nào?
Khi quy trình quản lý các hợp đồng trong doanh nghiệp của bạn được thực hiện trôi chảy thì các lợi ích kinh doanh cũng sẽ được đáp ứng. Tổ chức của bạn không phải lo lắng về vấn đề tranh chấp và bất ngờ.
Trong quá trình xây dựng hợp đồng, có 4 điều bạn cần lưu ý. Thứ nhất, hợp đồng bắt buộc phải được 2 bên cùng nhau xây dựng. Thứ 2, các thông tin về sản phẩm, dịch vụ, tính pháp lý phải chính xác. Thứ 3, người phụ trách hợp đồng có trách nhiệm theo dõi xuyên suốt quá trình thực hiện. Thứ 4 là các giá trị liên quan đến tài chính và thuế.
Quá trình ký kết hợp đồng là giai đoạn vô cùng quan trọng đối với người phụ trách chính. Bạn cần phải đảm bảo quy trình ký kết diễn ra đúng thời gian, đúng tiến độ.
Nếu gặp phải các tác động bởi ngoại cảnh hay nội bộ sẽ dẫn đến tình trạng delay (trì hoãn) không đáng có. Có thể nói đến như gián đoạn hợp đồng bởi tình hình dịch bệnh. Vì vậy, bạn nên sử dụng chữ ký số vào quy trình ký kết. Nó có thể giúp bạn dễ dàng hơn trong mọi giao dịch được diễn ra suôn sẻ.
Đề phòng các trường hợp xấu xảy ra khi quản lý bằng giấy tờ, thiết bị cá nhân, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng. Các phần mềm này có khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan đến hợp đồng. Đồng thời có thể giúp bạn sắp xếp và theo dõi một cách dễ dàng hơn.
Quản lý toàn bộ hợp đồng của doanh nghiệp không có nghĩa là soạn thảo hợp đồng rồi đẩy vào tủ hồ sơ là xong. Đánh giá hợp đồng rất quan trọng trong việc xác định tuân thủ các điều khoản, và vấn đề phát sinh. Hãy chắc chắn mọi quy trình liên quan đến kiểm toán, báo cáo thuế… được diễn ra đúng trình tự.
Tại sao cần quan tâm về quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả
Đó là một quy trình quan trọng trong quản lý quá trình kinh doanh hiệu quả, nhưng quản lý hợp đồng (đôi khi được gọi là quản lý vòng đời hợp đồng hoặc CLM) không nhận được nhiều chú ý và tài nguyên giống như (ví dụ) quản lý chuỗi cung ứng hoặc tự động hóa quy trình. Ngay cả khi đối diện với nhà cung cấp (thông qua hợp đồng với nhà cung cấp) và đối mặt với khách hàng (thông qua hợp đồng với khách hàng), quy trình quản lý hợp đồng rất phong phú với cả cơ hội xây dựng giá trị và những cạm bẫy tiềm ẩn thông qua rủi ro rủi ro và uy tín.
Quản lý hợp đồng hiệu quả có liên quan trực tiếp đến năng lực và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, cũng như mối quan hệ của doanh nghiệp với mọi người trong chuỗi cung ứng và thị trường khách hàng.
Quản lý hợp đồng hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp của doanh nghiệp thông qua:
Chính thức hóa và hợp lý hóa quy trình quản lý hợp đồng sẽ giúp tạo ra một sự cải thiện đáng kể trong quản lý quy trình kinh doanh tổng thể, năng suất và hiệu suất cạnh tranh của doanh nghiệp.
Để phát triển hệ thống quản lý hợp đồng thành công, trước tiên chúng ta cần hiểu các bước liên quan đến quy trình. Các giai đoạn của quản lý hợp đồng đều có một phần để phát huy tối đa giá trị và hiệu suất trong khi giảm thiểu lãng phí, trắc trở và chi phí.
Theo thỏa thuận ràng buộc về mặt pháp lý giữa các bên, các hợp đồng cần phải được nghiên cứu kỹ lưỡng, chuẩn bị phù hợp và được xem xét cẩn thận để đảm bảo nhu cầu và mong đợi của tất cả các bên liên quan đều được đáp ứng.
Khi soạn thảo hợp đồng với bộ phận pháp lý, người quản lý hợp đồng (hoặc nhóm hợp đồng) nên trình bày rõ ràng các điều khoản như:
Sự giám sát pháp lý là rất quan trọng trong quá trình hợp đồng. Làm việc với nhóm pháp lý hoặc bộ phận pháp lý để tạo ra tất cả các hợp đồng sẽ giúp đảm bảo mọi thỏa thuận đều tuân thủ luật pháp địa phương, quốc gia và quốc tế. Các mẫu hợp đồng được chấp thuận trước, được tạo ra bởi các chuyên gia pháp lý sẽ giúp làm suôn sẻ cho quá trình tạo hợp đồng và đảm bảo mọi người luôn đứng về phía đúng của pháp luật.
Đàm phán hợp đồng là thời điểm thích hợp để loại bỏ tất cả mọi bất đồng và làm sáng tỏ các hiểu biết trước khi hai bên ký tên vào hợp đồng. Giai đoạn này còn được gọi là “redlining”, một thuật ngữ được sử dụng từ thời quản lý tài liệu giấy nơi các bên có thể thực hiện các thay đổi mong muốn đối với các tài liệu được chia sẻ theo các màu sắc khác nhau để so sánh, hợp tác và cuối cùng tạo ra một thỏa thuận cuối cùng. Cả hợp đồng hiện tại và hợp đồng mới đều cung cấp cơ hội để tăng giá trị và đạt được lợi thế chiến lược.
Sau khi đàm phán hợp đồng kết thúc và tất cả các bên đạt được thỏa thuận về các chi tiết, điều khoản và từ ngữ, hợp đồng cần phải được sự chấp thuận của tất cả các bên liên quan thích hợp. Các chính sách và quy trình phê duyệt khác nhau tùy theo tổ chức, nhưng nói chung, các hợp đồng sẽ chuyển qua các đánh giá cuối cùng để đảm bảo chúng đúng đắn, tuân thủ pháp luật và phù hợp với các tiêu chuẩn và chính sách của công ty.
Cho dù đó là chữ ký điện tử hay chữ ký trên giấy, một khi hai bên đã ký vào hợp đồng thì khi đó hợp đồng bắt đầu có hiệu lực. Tất cả các bên sẽ nhận được một bản sao có chữ ký của tài liệu để lưu hồ sơ. Một giải pháp quản lý hợp đồng với kho lưu trữ trung tâm có thể giúp các bên dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi (di động hoặc máy tính để bàn) và cung cấp chữ ký điện tử mà không cần sự phiền phức của giấy tờ, lưu tủ hồ sơ v.v…
Các sự kiện thế giới, như xung đột chính trị, thiên tai và đại dịch toàn cầu có thể tạo ra sự gián đoạn nghiêm trọng trong chuỗi cung ứng khiến đôi khi chúng ta cần phải sửa đổi hợp đồng. Cũng như các giai đoạn khác của quy trình quản lý hợp đồng, việc có một giải pháp quản lý hợp đồng giúp cho mọi bên dễ dàng và an toàn hơn trong việc cung cấp các phản hồi cũng như yêu cầu duyệt lại khi cần thiết, trong khi vẫn giữ mọi người trong vòng lặp và làm việc với cùng một thông tin.
Điều cực kỳ quan trọng đối với các đội mua sắm và pháp lý là thường xuyên kiểm toán tất cả các thỏa thuận và đảm bảo:
Việc phải quản lý hàng trăm hợp đồng không còn xa lạ đối với các nhà lãnh đạo. Tuy nhiên, làm thế nào để loại bỏ việc quản lý bằng giấy tờ chất đống, lộn xộn? Làm thế nào để có một quy trình quản lý toàn bộ hợp đồng thông minh và hiệu quả? Sau đây, chúng tôi sẽ mách bạn cách tối ưu nghiệp vụ liên quan đến quản lý hợp đồng.
